Asal Tahu

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...

a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.

b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.

c. Hasil akhirnya berupa informasi

Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

d. Bersifat memudahkan

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

e. Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik 


f. Dilakukan oleh semua pihakPekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.


Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Anggaran (budgetting) perkantoran

7) Standar kualitas kerja

8) Sistem informasi dan telekomuniktasi


b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

1) Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. 



c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.
6. Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan. 

 d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran 


2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:


a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

1) Keamanan

2) Lingkungan

3) Harga 


b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut..

1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..

1) Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.


2) Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.


e. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.


Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...

1. Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.
3. Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
4. Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
5. Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
6. Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
7. Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
8. Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan. 

 Tujaun Administrasi Perkantoran
Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...

• Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
• Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
• Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
• Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
• Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
• Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.

Semoga bermanfaat....

Sahabat pelajar Asal Tahu ya,  Dalam pengawasan kantor terdapat tujuan agar kegiatan kantor berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tanpa adanya pengawasan, tidak mustahil terjadi kegatan-kegiatan kantor yang menyimpang dari ketentuan yang berlaku.


Apa sebenarnya pengawasan kantor itu?
Menurut beberapa ahli yang antara lain :

1. GR. Terry menyatakan; "pengawasan kantor adalah proses penentuan apa yang akan dicapai, apa yang sedang dihasilkan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif, sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar.
2. Prof. Dr. Prajudi, merumuskan pengawasan kantor adalah: " keseluruhan aktivitas-aktivitas kantor dan tindakan-tindakan untuk menjamin atau membuat semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berlangsung serta berhasil sesuai dengan yang telah direncanakan dan diputuskan.
3. Drs. Manullang, "pengawasan kantor adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan kantor apa yang sudah dilaksanakan, menilai dan mengoreksi bila perlu dengan maksud agar pelakasnaan pekerjaan kantor sesuai dengan rencana semula".

Dari seluruh pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa, pengawasan kantor adalah keseluruhan aktivitas kantor dan tindakan untuk menjamin atau membuat semua pelaksanaan dan penyelenggaraan berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang direncanakan, serta disertai dengan perbaikan-perbaikan jika terjadi kesalahan.


Seorang pimpinan harus mengadakan pengawasan dan penelitian pekerjaan kantor yang sedang dan telah dilakukan agar dapat mengetahui secara pasti apakah pekerjaan para karyawan sesuai dengan rencana. Bila terjadi penyimpangan dan kelambatan kerja, kesalahpahaman dan penyelewengan kerja, pimpinan dapat mengambil tindakan kearah perbaikan dengan menyampaikan perintah atau nasihat sesuai dengan hal yang berlaku, sehingga tidak menimbulkan kerugian yang besar terhadap organisasinya.


Agar pengawasan kantor dapat dilakukan secara efektif, maka harus memperhatikan hal-hal berikut:

1. Pengawasan dilakukan berdasarkan rencana
2. Pengawasan harus bersifat terus menerus serta teratur
3. Pengawaan harus tepat waktu
4. Pengawasan tidak mencari kesalahan, tetapai perbaikan-perbaikan dan nasehat-nasehat.
5. Ciptakan pengawasan secara melekat
6. Harus ada tindakan lanjut dari hasil pengawasan
7. Pengawasan harus disesuaikan dengan jenis pengawasan
8. Pengawasan dilakukan berdasarkan standar, norma-norma dan ukuran-ukuran.
9. Pengawasan sifatnya harus membimbing
10. Pengawasan harus bersifat prefentif (pencegahan)

Adapun prosedur atau langkah-langkah pengawasan kantor adalah sebagai berikut:

1. Menentukan terlebih dahulu objek atau sasaran pengawasan.
2. Bagian-bagian yang menentukan harus menjadi titik pengawasan atau pusat pengawasan
3. Tentukan standar, ukuran-ukuran yang dipergunakan secara tegas.
4. Tentukan sistem pengawasan yang dipergunakan
5. Tentukan prosedur, metode, teknik pengawasan yang akan dipergunakan.
6. Lakukan pengukuran atau penilaian dari penyelenggaraan kegiatan
7. Tentkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dengan jalan membandingkan penyelenggaraan kegiatan.
8. Lakukan analisis dan tentukan sebab-sebab terjadinya penyimpangan
9. Lakukan tindakan pembetulan atau pengkoreksian terhadap penyelenggaraan yang salah
10. Buatlah kesimpulan atau evaluasi

Menurut William Henry Leffingwell langkah-langkah yang harus diambil oleh pimpinan kantor dalam pengawasan adalah sebagai berikut:

1. Merencanakan dan menentukan jadwal pekerjaan setiap hari secara tertulis
2. Mengusahakan agar pekerjaan itu dimulai pada waktu yang telah ditentukan
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan pada waktu sekarang
5. Mengukur jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaan.
6. Memeriksa jumlah hasil pekerjaan setiap hari
7. Mendesak agar tercapai hasil pekerjaaan sesuai dengan petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi pelakasnaan pekerjaan.
8. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu seminggu
9. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpangan warkat dan arsip
10. Berusaha mengenal para pegawai bawahannya. Itulah prinsip-prinsip dan prosedur pengawasan, jika dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan terhadap kantor akan berjalan secara efektif dan efisien.

Semoga bermanfaat....

Sahabat blogger Asal Tahu ya, Mungkin ada yang belum tahu apa itu Artikel Terkait, ok ok tidak masalah, akan saya jelaskan. sesuai namanya Artikel Terkait adalah artikel tambahan yang kita sajikan ke pengunjung berdasarkan apa yang sedang pengunjung baca dengan memanfaatkan label atau tag.

Untuk membuat related post atau artikel terkait tepat dibawah postingan ada banyak macamnya. Ada yang suka dengan tampilan bergambar, ada pula yang hanya menyukai tulisan saja.

Modelnya pun cukup beragam, ada yang berbaris kesamping, ada pula artikel terkait yang memanjang kebawah. Untuk tutorial kita kali ini, kita akan membuat related post yang bentuknya memanjang kebawah dengan maksimal 5 tulisan.


Cara membuatnya cukup mudah, ikuti langkah-langkah berikut ini.


Pertama-tama login ke akun blogspot Anda, lalu pilih Tamplate > Edit HTML.
Setelah terbuka cari kode ini </head>. Agar mudah mencarinya tekan Ctrl F dan jika telah ketemu copy script dibawah ini tepat dibawahnya.



Ini gambar ilustrasinya. (Lihat kotak berwarna merah).



Jika selesai, cari lagi kode ini <data:post.body/>, lalu copy kembali script dibawah ini tepat dibawah kode diatas. Jika Anda menemukan ada dua <data:post.body/> letakkan script dibawah kode yang pertama.




Ini gambar ilustrasinya.




Khusus tulisan berwarna merah pada script bisa diganti sesuai keinginan. Setelah semua beres, jangan lupa menyimpannya dengan menekan tombol Simpan Template, lalu kembali ke blog Anda. Refrest dan kini related post atau artiker terkait akan segera muncul.

Mudah bukan!. semoga bermanfaat....